Regna IT Servis Yönetimi ve Talep Yönetimi Çözümü

A.   IT Servis Yönetimi

sap-it-servis-yonetimi-regna
  • Kullanıcıların bilgi işlem ile ilgili her türlü servis taleplerine, çeşitli iş akışı senaryolarına imkan tanıyan esnek süreç çevrimleri ile en sürede çözüm geliştirilmesi sağlanır.
  • Açılan servis taleplerine ilişkin gelişmelere paralel olarak ilgili tüm muhataplara e-posta bildirimi yapılır. Böylece ilgili muhatapların servis taleplerinin son durumunu hızlı bir şekilde öğrenmeleri temin edilir.
  • Taleplerin ilgili bilgi işlem sorumlularına dağıtımından ve kısa sürede karşılanmasından sorumlu Dispatcherlar, talepleri; talep sahiplerine, talep durumlarına, talep tarihlerine ve benzeri birçok ölçeğe göre listeleyip gerekli tedbirleri alabilir.
  • Dispatcherlar, talep belgeleri üzerinde, termin başlığı altındaki süre bilgileri sayesinde taleplerin hangi aşamada ve durumda, ne kadar süre beklediğini kolaylıkla analiz edebilir.
  • Dispatcherların yetkilendirdiği bilgi işlem sorumlularının, geliştirdikleri çözüme istinaden aktivite girmeleri zorunlu kılınarak, işin ne kadar sürede tamamlandığı ve nasıl çözüm geliştirildiği ile ilgili analizler yapılabilir. Böylece verimi artırmaya yönelik eylem planları tartışılabilir.
  • Talep sahiplerine onayladıkları çözümler için kısa bir değerlendirme anketi doldurulması zorunlu kılınarak kullanıcıların memnuniyet derecesinin ölçülmesi sağlanabilir.
  • Talepler üzerinde yer alan İç Bilgi Notu sayesinde birim çalışanları taleplere her türlü yorumlarını düşebilir, dolayısıyla diğer çalışma arkadaşlarını bilgilendirebilir veya yönlendirebilir. Böylece ek yazışmaların veya çağrıların önüne geçilmiş olur ve zamandan tasarruf edilir.
  • Açılan tüm talepler için isteğe bağlı olarak değişen sürelerde bir tepki süresi uygulanabilir ve tepki eşiğinin geçilmesi durumunda ilgili yöneticilere e-posta bildirimi yapılabilir. Bu sayede taleplerin ivedilikle işleme alınması sağlanabilir.
  • Aynı kategoriye ve ekipmana ait 2 gün içinde açılan tüm servis talepleri için sistem tarafından ayrı bir belge yaratılır ve ilgili talepler bu belgeye bağlanır. Böylece tekrar eden talepler tek bir belge üzerinden görüntülenebilir ve takip edilebilir.
  • B.   Talep Yönetimi

sap-talep-yonetimi-regna
  • Kullanıcıların finansal taleplerinin, çeşitli iş akışı ve onay mekanizmalarına imkan tanıyan süreç döngüleriyle en kısa sürede karşılanması sağlanır.
  • Finansal talepler, türlerine ve ihtiyaca bağlı olarak sistem tarafından bir ön değerlendirmeye tabi tutulabilir. Bu durumda taleplerin oluşturulması sırasında istenen bilgilerle sistem tarafından bir ön değerlendirme ve bir puan hesaplaması yapılabilir. Bu hesaplamaya göre istenen puan eşiğinin altında kalan talepler sistem tarafından otomatik olarak reddedilebilir. Bu puan eşiğinin üstündeki talepler ise bir sonraki değerlendirme aşamasına geçebilir. Böylece mali işler veya ilgili diğer departmanın kullanıcıları, tüm talepler yerine yalnızca ön değerlendirmeyi geçen talepler ile ilgilenir, onları değerlendirmeye alırlar ve zaman kazanırlar.
  • Ön değerlendirme sonucu talebi reddedilen talep sahiplerine e-posta bildirimi ile birlikte SMS yoluyla da bilgilendirme yapılabilir. Ön değerlendirmeyi geçen talep sahiplerine ise değerlendirme sonucuna ek olarak bir sonraki aşamayla ilgili yönlendirici bilgiler de e-posta ve SMS yoluyla iletilebilir. Bu sayede kullanıcıların internete erişimi olmadığı durumda, finansal taleplerinin durumu hakkında mobil telefonları aracılığı ile anında haberdar olmaları sağlanır.
  • Talep sahiplerinden belli evrakları temin etmeleri için istenen süre kısıtlı ve taleplerin işleme alınması için evrakların bu süre zarfında eksiksiz teslim edilmesi zorunluysa, sistem tanınan süre sonunda durumu değişmeyen talepleri otomatik olarak reddedebilir.
  • Kullanıcıların birtakım bilgileri, talep yaratılması aşamasında doldurulması istenen bilgi formlarına, diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon yapılarak hazır olarak getirilebilir ve kullanıcıların zaman kazanmaları sağlanabilir.
  • Finansal taleplerin mali işler departmanı dışında bir departmanın onayına sunulması gerektiği durumlarda, taleplere ilişkin bilgileri barındıran özet bir PDF çıktısı sistemden temin edilebilir. Mali işlerin raporlama ile, talebi değerlendirecek diğer departmanın ise ayrıntıları incelemekle kaybedeceği zaman kazanılmış olur.
  • Taleplerin ön değerlendirme ya da ilgili departman tarafından değerlendirilmesi sonunda olumlu ya da olumsuz sonuçlanması durumunda talep sahiplerine e-posta bildirimine ek olarak SMS yoluyla da da bilgilendirme yapılabilir.